כל המכינה.
מעגל אחד.
המערכת של צוות המכינה ליום־יום, בנויה לטלפון של המדריך/ה.
חניכים, נוכחות, טיולים והורים – מהיום הפתוח ועד הבוגרים.
בוקר טוב, דניאל
כאן רואים את כל התמונה של המכינה
| שם | קבוצה | מחזור | יישוב | סטטוס | |
|---|---|---|---|---|---|
| נועם כהן | בית אלון | מחזור יד | תל אביב | פעיל | ⋮ |
| מיה לוי | בית רימון | מחזור יד | חיפה | פעיל | ⋮ |
| אורי שמעוני | בית אלון | מחזור יד | ירושלים | בחופשה | ⋮ |
| יעל פרידמן | בית רימון | מחזור יד | באר שבע | פעיל | ⋮ |
גיוס חניכים
מהיום הפתוח ועד הרישום.
כל מועמד במקום אחד.
רישום מועמדים ליום הפתוח וסימון מי הגיע, ציוני ריאיון מכל מראיין/ת, החלטת ועדה ורשימת המתנה לפי סדר – ועד הקליטה כחניך/ה.
- כל המועמדים על לוח אחד, לפי שלב
- לכל מועמד/ת יש אחראי/ת מהצוות
- וואטסאפ למועמדים: הודעה אחת, שיחה לכל אחד/ת
ניהול השנה
היום־יום של המכינה,
בלי לאבד את הנשמה.
מה שהצוות עושה כל יום – שיחות אישיות, נוכחות, אירועים ועדכונים להורים – במקום אחד, כדי שיישאר זמן לאנשים.
הצוות התחלף? המחזורים עוברים?
הידע נשאר במכינה.
מחיר
כמה זה עולה?
תלוי כמה חניכים פעילים יש במכינה. צוות, בוגרים ומועמדים – בחינם.
לכל מכינה, בכל גודל
- גיוס, ניהול השנה ובוגרים
- עוד 50 חניכים? עוד ₪129. זהו.
- מכינה של 80 חניכים: ₪258 לחודש
- ייבוא מהאקסלים הקיימים, וייצוא חזרה לאקסל בעברית
- ספריית מערכי שיעור משותפת לכל המכינות
- תמיכה בוואטסאפ עם בן אדם
כבר רשומים? כניסה למערכת
שאלות
מה ראשי מכינות שואלים
יש לנו כבר אקסלים ודרייב. למה לעבור?
אקסלים בדרך כלל ברורים מאוד למי שבנה אותם, ופחות לדורות הבאים. מעגל שומרת על פורמט אחיד וברור שקל לעבוד איתו, אבל זה לא הכל: מעגל משתמשת במידע כדי לעשות דברים בשבילכם. יש טיול בעוד שבוע? ההנהלה מקבלת תזכורת עם מספר אישורי ההורים שהגיעו, ואחראי משימה מקבל תזכורת יומיים לפני. יש עדכון חשוב? שולחים אותו להורי הקבוצה במייל או בוואטסאפ מתוך מעגל. גם הדוחות וגיליונות האקסל נוצרים מתוך המידע שכבר קיים.
זה לא יהפוך את המכינה לבית ספר עם ציונים?
לחניכים אין ציונים. יש תיעוד של שיחות, נוכחות, מטרות אישיות, משובים ודגלים עדינים – בדיוק מה שהצוות כבר עושה היום בראש ובפתקים. ציונים יש רק בריאיון הקבלה של מועמדים, ורק אם המכינה הגדירה קריטריונים.
מה עם פרטיות החניכים?
מידע רפואי ומידע משפחתי ורווחה נשמרים בנפרד, וכל אחד מהם נפתח רק למי שקיבל/ה הרשאה אליו. ראש/ת המכינה נותן/ת את ההרשאות לכל איש/ת צוות בנפרד, וגם תפקיד שמגיע עם גישה כזו נותנים רק ראש/ת המכינה או מי שפתח/ה אותה. מדריכים רואים רק את החניכים של הקבוצה שלהם (ועד שמשייכים אותם לקבוצה – אף חניך/ה), ולא את המידע המוגן, אלא אם קיבלו הרשאה. בדף החובש של טיול מופיע רק המידע הרפואי. כל פתיחה של מידע מוגן בכרטיס חניך/ה נרשמת ביומן הגישה: מי פתח/ה, של מי ומתי (פעם ביום לכל איש/ת צוות וחניך/ה). גם דף החובש, ייצוא, מחיקה ושליחה להורים נרשמים, וראש/ת המכינה רואה את היומן בהגדרות. מי שיש לו/ה גישה למידע רגיש, וראשי המכינה, נכנסים בשני שלבים: קוד במייל וקוד מאפליקציית אימות בטלפון. ההגדרה לוקחת דקה בכניסה הראשונה. שאר הצוות נכנס עם קוד במייל, ויכול להוסיף שלב שני.
מה נשמר במעגל, ולכמה זמן?
פרטי החניכים והקשר עם ההורים, יומן השיחות, נוכחות, אירועים ומשימות, מועמדים, וקבצים שמצרפים (טפסים ואישורים). את המידע רואה רק הצוות של המכינה, כל אחד/ת לפי ההרשאות שלו/ה. מכינות אחרות רואות רק מערכי שיעור שהוספתם לספרייה המשותפת, עם שם המכינה בלבד. מספר תעודת זהות הוא שדה רשות. מה שנמחק נשמר עוד 30 יום, ואחר כך נמחק לצמיתות. יומן הגישה, שכולל שמות ופעולות (למשל שם החניך/ה ושם הקובץ שנפתח), נשמר 24 חודשים, גם אחרי שהרשומה עצמה נמחקה. פרטי האחסון והסכם עיבוד מידע – לפי בקשה.
על מי משלמים?
רק על חניכים פעילים, כולל מי שבחופשה. צוות, בוגרים, מועמדים ונרשמים לשנה הבאה – בחינם. ₪129 לחודש לכל 50 חניכים פעילים: מכינה של 80 חניכים משלמת ₪258 לחודש.
כמה זמן לוקח להתחיל?
כמה דקות. מכניסים את פרטי החניכים והצוות, או מייבאים אותם מהאקסל הקיים (שומרים כ־CSV ומתאימים את העמודות), וזהו. מהרגע הזה אפשר להתחיל לעבוד.
ואם אני מסתבך?
אנחנו כאן בשבילך. בוואטסאפ או בטלפון, מה שנוח לך.
בואו נדבר
נראה לכם את מעגל
על המכינה שלכם
חצי שעה בזום או ביקור אצלכם. נייבא יחד את רשימת החניכים מהאקסל, ותצאו עם משהו שעובד.